Änderung Hinweisgeberschutzgesetz | Meldestelle ab 50 Beschäftigten

Liebe Mitglieder,

bereits zum 17. Dezember 2023 ist die Änderung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Kraft getreten. Das Gesetz gilt für alle Unternehmen, ab diesem Datum müssen jedoch alle Arbeitgeber mit 50 und mehr Beschäftigten eine interne Meldestelle für Hinweise auf Rechtsverstöße unterhalten (§ 12 Abs. 1 und 2 HinSchG).

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht nunmehr folgende Maßnahmen für Arbeitgeber vor:

• Arbeitnehmer/innen müssen die Möglichkeit erhalten, Hinweise mündlich, schriftlich oder auf Wunsch auch persönlich abzugeben.
• Dies bedeutet, dass Arbeitgeber einen internen Meldekanal einrichten müssen (§ 16 Absatz 3 HinSchG), der Meldungen in mündlicher oder in Textform sowie auf Wunsch in persönlicher Weise ermöglicht.

In der Praxis sollten Arbeitgeber hierfür folgende Meldemöglichkeiten zur Verfügung stellen:

1. Ein Online-Hinweisgebersystem (z.B. im Internet oder Intranet oder eine für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen nach dem HinSchG eingerichtete E-Mail-Adresse).
2. Ein Meldekanal, der die Meldungen ausschließlich in schriftlicher Form ermöglicht (z.B. Briefkasten oder Meldungen über den Postweg). Dieses Angebot sollte neben dem Online-Angebot erfolgen, da nach dem Gesetzeswortlaut eine Meldung “in Textform” möglich sein muss.
3. Eine mündliche Meldung muss möglich sein. Hier sollte eine Whistleblower-Hotline eingerichtet werden (z.B. eine unter Einbindung eines Anrufbeantwortersystems).

• Wird ein Hinweis abgegeben, muss die interne Meldestelle dies dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen bestätigen. Dies setzt voraus, dass der Hinweisgeber seinen Namen und seine Adresse offenbart. Es besteht keine Verpflichtung, die internen Meldekanäle so einzurichten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Es wird lediglich vorgegeben, dass auch anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden sollen (§ 16 Absatz 1 HinSchG). 
• Innerhalb von drei Monaten muss die Meldestelle den „Whistleblower“ über die ergriffenen Maßnahmen informieren.

Wir empfehlen daher bei Unternehmen mit 50 und mehr Beschäftigten folgende Punkte zeitnah umzusetzen:

1. Einrichtung einer Meldestelle durch Erstellung der vorgenannten Meldemöglichkeiten (E-Mail-Adresse, Briefkasten in jeder Spielhalle, Zuweisung einer separaten Telefonnummer).
2. Bestellung eines/er Beauftragen für die Meldestelle. Die mit dieser Aufgabe betrauten Personen können diese Tätigkeit neben einer bestehenden Tätigkeit ausüben. Es darf jedoch nicht zu Interessenskonflikten führen. Die beauftrage Person muss unabhängig tätig sein (§ 15 Absatz 1 HinSchG). Geschäftsführer oder Personalverantwortliche scheiden daher als Meldestellen-Beauftragte aus.
3. Es besteht die Möglichkeit, die Aufgaben von einer externen Meldestelle wahrnehmen zu lassen. Diese werden u.a. von Behörden des Bundes betrieben. Diese nehmen alle Meldungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetzes von hinweisgebenden Personen entgegen und bearbeiten diese. Daneben gibt es private Dienstleister, die gegen entsprechende Entgelte die Tätigkeit als Meldestelle anbieten.

 Für Rückfragen stehe ich Ihnen wie gewohnt zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

RA Tim Hilbert